모티켓을 꼭 지킵시다!!
직장인의 전화예절
(1) 받을 때의 예절
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1) 전화를 벨이 울리자마자 받는 것이 예의이다.
- 세 번 이상 벨소리가 울린 후에 받을 때에는 "늦어서 죄송합니다"하고
전화를 받는 것이 상대방에 대한 예의이다.
- 담당자가 바쁠 경우 옆 사람이 받고, 같은 부서에 걸려 온 전화를 받을
사람이 없을 때에는 자기 자리에서 멀더라도 달려가 받는다.
- 자기가 속해 있지 않은 부서에 온 전화라 해도 받을 사람이 없으면
스스로 달려가 수화기를 잡는 마음가짐이 필요하다. |
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2) 전화받는 사람의 목소리가 그 회사에 대한 첫인상!
- 수화기를 들면 직장 이름을 밝히고 인사부터 한다.
'안녕하십니까. ○○회사 총무부 ○○○입니다.
- 교환대를 거쳐서 오는 경우에는 '○○과 ○○○입니다' 혹은
직장내 전화일 경우 '○○과입니다.' 라고 한다.
- 전화 통화는 항상 존대말을 쓴다.
3) 메모를 위해 펜과 종이를 준비한다.
- 상대방의 신분이나 성명을 확인하고,
수화한 내용이 분명하지 않을 때는 양해의 말을 한 뒤 재확인한다.
이것은 상대방에게 실례되는 일이 아니라고 본다.
4) 전화를 받을 사람이 통화중일 때.
- '지금 통화중이니 잠깐 기다려 주십시오' 등의 이야기로
찾는 사람이 전화를 받을 형편이 아님을 밝힐 필요가 있다.
또 '○○○의 통화가 길어질 것 같으니 통화가 끝나는 대로 전화를 다시 걸어 드리면 어떨까요?'하고
예의 바르게 양해를 구한다.
- 급한 용건일 경우 메모를 써 보내어 통화중인 전화를 일시 보류하고 긴급 전화를 받도록 한다.
5) 용건은 간단 명료하게 메모한다.
- 메모 준비가 안되어 있으면, '죄송합니다. 메모를 해야겠으니 잠깐 기다려 주십시오'라고
양해를 얻은 다음, 준비가 되면 '네, 말씀하십시오.'라 하고 메모한다.
- 메모가 끝나면 받아 적은 쪽에서 '다시 메모한 것을 읽어 볼 테니 확인해 주십시오'라 하고
용건을 바르게 적었는지 확인한다.
6) 전화를 받을 사람이 자리에 없을 경우
- '○○○는 지금 자리에 없습니다'라고 말한 다음
'용건을 일러주시겠습니까'라든가,
'들어오는 대로 전화를 걸도록 하겠습니다'하고 말하는 것을 잊지 말아야 한다.
- '○○○는 2시경에 돌아오리라 생각됩니다'라고 구체적으로 대답하는 것이 좋다.
- 2시가 넘어도 담당자가 돌아오지 않으면
반드시 상대방에게 늦어진다는 사실을 전화로 알려 주는 것이
상대방을 초조하게 하지 않아 회사의 인상도 더 한층 좋아질 것이다.
7) 전화를 끊을 때는 작별 인사를 잊지 말아야 한다.
- 전화의 용건이 끝나면 간단하고 따뜻한 작별 인사를 잊지 말아야 한다.
전화가 용무를 위한 기계라고 하지만 인사도 없이 끊어 버리는 행위는 예의 없는 몰상식한 행동이다.
"실례했습니다." 또는 "그럼 안녕히 계십시오"하는 인사말 정도는 하고 나서 끊도록 해야 한다.
8) 생각하면 행동이 바뀝니다. - 수화기를 들기 전에 심호흡하듯 자세를 바르게 잡는다.
- 상대를 기다리게 할 때는 "죄송합니다만 잠시만 기다려 주십시요."라고 정중하게 양해를 구한다.
- 전화 대화 중에 다른 사람과 상의 할 일이 있으면 양해를 구하고,
이 쪽의 대화가 들리지 않도록 수화기를 막는다.
- 전화가 잘못 걸려 오면 "잘못 걸었습니다. 여기는 ○○○국의○○○○번입니다" 등으로
수신자 쪽을 밝히는 것이 좋다.
(2) 전화 걸때의 예절
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1) 자기의 소속과 이름을 먼저 밝힌다.
- '○○회사 총무과 ○○○입니다'
'죄송합니다만 김 계장님 계시면 부탁드립니다'하면 된다.
- 찾는 사람이 없는 때에는 전화 받는 사람에게
'바쁘신데 대단히 죄송합니다 ○○회사 총무과 ○○○가
어떠한 일로 전화했었다고 전해주시면 고맙겠습니다.
수고하십시오'라고 정중하게 부 탁하도록 한다. |
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2) 용건의 명제를 먼저 상대방에게 알린다.
- 용건의 명제를 먼저 말하면 상대방이 용건을 빨리 이해할 수 있다.
'오늘 모임에 대한 일입니다만' 또는
'○○회사와의 상담에 대해 말씀드리고 싶습니다' 등 간결하고 요령있게 한다.
3) 전화가 잘 안 들리는 때에는 서슴치 말고 그 사정을 알린다.
- 상대방의 소리가 적거나 잡음이 나서 잘 안 들릴 때가 있다.
이럴 때에는 서슴치 말고 미안하다는 인사말과 함께 '전화가 잘 안 들립니다만, ....' 하고
상대방에게 말하는 것이 바람직하다.
대화 내용을 잘 알아듣지 못하여 자꾸만 재차 묻는 것보다는 실례가 되지 않는다.
4) 업무 전화를 건 쪽에서 먼저 끊는다.
- 용건을 들을 사람쪽이 먼저 끊으면 상대가 용건을 모두 말하기 전에 통화가 끝날 염려가 있기 때문이다.
그러나 전화를 걸었을 때, 상대방이 아주 웃사람이거나 경의를 표해야 할 사람일 때에는
상대방이 끊은 것을 확인하고 수화기를 놓는 것이 역시 예의에 맞는 방법이다.
5) 자주 거는 전화번호는 일람표를 만들어 둔다.
- 자주 쓰는 전화번호는 외워두고 그밖에는 일람표를 만들어 두는 것이 여러 모로 편리하고 유익하다.
** 나보단 남을 먼저 생각하는 행동...모티켓의 기본 예절입니다..
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..!!
