효율적인 시간 요리법
| 첫번째 유형 목표없는 '열심히형 |
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많은 사람들이 중국어를 꼭 배워야 한다기에 새벽에 일어나 중국어 강의를 듣고 있다. 요즘에는 웰빙이 키워드라고 한다. 트렌드에 뒤쳐지지 않기 위해 웰빙족들이 많이 배운다는 요가를 배운다.
앞의 예처럼 자신의 목표가 있어서가 아니라 남들이 하기에 무언가를 열심히 하고 있는 당신, 당신은 목표없는 '열심히형'이다.
물론 이와 같은 활동 자체에 문제가 있는 것은 아니다. 또한 지금까지의 노력이 모두 헛된 것이 아니며 언젠가는 엄청난 위력을 발휘하게 되리라 믿어 의심치 않는다. 하지만 지금 당신이 열심히 하고 있는 여러 활동들이 더 큰 목표를 달성하기 위한 일부가 아니라면, 이것은 상호간의 시너지 효과를 낼 수 없는, 시간만 빼앗는 단절된 활동에 불과하다. 일을 함에 있어 '현재 내가 무엇을 위해 일을 하고 있는지'를 잊지 말도록 하자.
이를 위해서는 중·장기적인 *목표를 세워야 할 것이다. 큰 계획이 있어야만 세부적인 계획도 정해지기 때문이다. 30대에 무엇을 해두어야 하는가를 알아야만 31세의 1년간 목표도 정해지고, 이번 달 그리고 이번 주, 나아가서는 오늘을 보내는 방법도 정해지지 않을까?
 참고로 <30대에 하지 않으면 안될 50가지>를 집필한 나카타니 이키히로는 20대는 결혼에 앞서 경제적 자립을 계획하고 자기계발을 위해 과감히 돈과 시간을 투자해야 하는 시기. 육아와 자기실현 욕구가 뒤엉킨 30대는 일에 우선 순위를 분명히 매겨 일과 개인성장, 가족관계와 사회적 성취 사이의 균형을 유지해야 하는 시기. 이루지 못한 것에 대한 아쉬움이 많은 40대는 자신의 세계를 구축하는데 집중해야 하는 시기. 50대는 지금까지 이룬 성취를 어떻게 남과 나누며 살까 공헌하는데 관심을 가져야 한다고 조언한다.
[목표세우기]
1단계: 자신의 목표를 인지하라
자신의 목표를 아는 것은 자신의 일생과 일을 잘 계획함에 있어 절대 필요한 전제조건이다. 구체적인 행동으로 옮길 수 있는 목표를 한번 정의해 보자.
- 장기목표: 인생에서 무엇을 달성하고 싶은가?
- 중기목표: 지금부터 5년 동안 무엇을 달성하고 싶은가?
- 단기목표: 다음 12개월 동안 무엇을 달성하고 싶은가?
2단계: 자신이 달성하고 싶은 것을 명확히 기입하라
목표를 인지했으면 종이에 옮겨보자. 기록하는 것만으로도 애매한 이상을 보다 구체적인 생각으로 바꿀 수 있다. 또한 그것은 자동적으로 보다 강제력을 가진 목표가 된다. |
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| 두번째 유형 자칭 '만능해결사형' |
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 중요도가 낮은 것에 귀중한 시간을 소비하고 있다. 자신의 일이 아니더라도 흥미가 있는 일을 해버리는 편이다. 완벽하게 할 필요가 없는 것도 완벽하게 하지 않으면 마음이 흡족하지 않다. 사원들이 말을 듣지 않으면 솔선하여 일을 시작한다. 누구나 일 관계로 문제를 안고 있으면 언제나 도와주고 싶다는 생각이 든다.
위 사항에 해당된다면 당신은 자칭 '만능해결사형'이다. 시간은 한정돼 있고 모든 일을 다 완벽하게 처리하기란 쉬운 일이 아니기에 이중 포기 할 수 있는 부분은 과감히 포기해야 한다.
이들이 시간을 효과적으로 이용할 수 있는 방법 중에 하나는, 새로운 일에 흥미를 느낄 때마다 모든 일을 다 할 수 없다고 자신에게 말하는 것이다. "모든 것을 다 할 수는 없다, 모든 것을 다 읽을 수는 없다, 모든 것을 다 배울 수는 없다"
이제는 *일의 우선순위를 정해야 할 시간이고 *권한을 위임할 때이며 간소화하고 합리화해야 할 때이다. 한꺼번에 모든 일을 다하려는 당신에게 아래에 있는 구절을 조용히 음미해 보기를 권한다.
진정 중요한 것이 무엇인지 모르기에/ 모든 것이 중요해 보인다/ 모든 것이 중요해 보이기에/ 모든 것을 다해야 한다/ 불행하게도 다른 사람들에게/ 모든 것을 다하는 사람으로 보이기에/ 그들은 우리가 모든 것을 다해 줄 것을 기대한다/ 모든 것을 다하느라고 너무나 바쁘기에/우리에게 진정 중요한 것이 무엇인지/ 생각해 볼 짬조차 없다
[우선순위 정하는 법]
우선순위를 정하는 원칙 중에 '중요한 것을 먼저 하라'는 원칙이 있다. 내가 해야 할 일을 '중요도'와 '긴급도'로 그리드를 만든 뒤에 중요하고 긴급한 일을 맨 먼저 한다. 그 다음에는 긴급도는 낮더라도 중요도가 높은 것을, 그 다음에는 긴급도가 높고 중요도가 낮은 것을 실행하는 방식이다. 마지막으로 중요도와 긴급도가 함께 떨어지는 것은 과감하게 포기하거나 위임하는 것이 좋다.
[지속적으로 일을 위임해라]
권한위임이야 말로 시간을 효과적으로 활용할 수 있는 방법으로, 위임하는 사람은 삶을 단순화 시키고 중요한 과제에만 집중할 수 있는 시간을 얻게 되며 위임받은 사람은 능력과 활동력, 권리를 신장 발전시킬 수 있다.
▶권한위임의 방법
1. 부하의 동기유발과 능력개발이라는 측면에서 권한을 위임해야 하며, 일상적인 업무·전문지식을 필요로 하는 일·세세한 일 등을 위임하되 위임받은 사람이 시시한 일거리를 맡았다는 느낌을 받지 않도록 해야 한다.
2. 일에 필요한 권한과 책임도 일과 함께 위임한다.
3. 정확하고 완전한 업무지침과 업무에 관한 정보를 주고, 위임사항을 완전히 이해했는지 확인한다.
4. 이유없이 참견하거나 위임한 일에 방해 되는 일은 절대로 피한다.
5. 부하가 어려운 문제에 부딪힐 때, 조언을 구하기 쉬운 분위기를 만든다.
6. 큰 과제는 중간 목표를 정해주면서 위임하며, 수임 받은 사람이 과도한 부담을 안고 있지는 않은지 중간 점검을 해야 한다.
7. 정기적으로 진전상황을 보고하도록 한다.
8. 위임한 일의 결과를 체크해 평가결과를 즉시 부하에게 알려준다.
9. 잘한 점을 칭찬하고, 결점과 실패에 대해 건설적인 비판을 한다.
▶나는 권한을 능숙하게 위임하고 있는가?
1. 아직도 근무시간 후에 장시간 잔업을 하고 있는가? 정기적으로 집에 일을 가져가고 있는가?
2. 부하보다 근무시간이 긴가?
3. 다른 사람도 스스로 잘할 수 있는 그런 일들을 다른 사람을 위해 대신 해주는데 시간을 소비하는가?
4. 긴급사태에 처했을 때 부하와 동료 누구도 자신을 도와주려 하지 않는가?
5. 자신이 오늘의 일을 마칠 때, 그 일을 곧바로 인계할 동료와 부하(또는 상사)가 없는가?
6. 일과 행동을 계획할 시간이 없는가?
7. 출장에서 돌아왔을 때 책상 위에 서류가 산적해 있는가?
8. 현재의 임무를 맡기 전의 업무와 문제를 지금도 가지고 있는가?
9. 중요한 일을 뒤로 미루는 일이 종종 있는가?
10. 기한에 쫓겨 언제나 초조하게 일을 하고 있는가?
11. 다른 사람도 처리할 수 있는 일상적인 업무에 시간을 뺏기고 있는가?
12. 자신이 서명하는 발신문서·메모·보고서는 대부분 자신이 쓰는가?
13. 회의와 프로젝트, 업무에 대해 부하로부터 질문을 많이 받는가?
14. 모임에 대표로 참석하거나 교제하는 시간을 낼 수 없는가?
15. 무엇이나 자신이 관여해 모든 정보를 알아야 한다고 생각하는가?
16. 일의 우선 순위를 지키려고 노력하지 않는가?
▶"예"라고 답한 수를 합계해 보자
· 0~3: 아주 훌륭하게 권한을 위임하고 있다
· 4~7: 권한위임 스타일에 개선의 여지가 있다
· 8이상: 권한위임에 상당히 문제가 있다.
우선, 이 문제를 해결하는 것이 당신의 최우선 과제가 된다. |
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세번째 유형 하다 보면 되겠지 '무계획형' |
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 가장 좋은 진행방식을 생각하기 전에 일에 돌입한다. 하던 일을 중단하고 종종 다른 일에 손을 댄다. 한번에 몇 가지 문제를 동시에 다룬다. 상황이 변화하고, 예상할 수 없는 것에 대해 매일 계획을 세우는 것은 무리라고 생각한다.
위 사항에 해당된다면 불행하게도 당신은 '무계획형'이다. 당신이 하는 일은 대부분 십중팔구 마감시간을 넘기고 있을 것이다. 이렇게 확언을 하는 데에는 세가지 이유가 있다.
첫째, 많은 일들이 서로 엉켜버려 필요 이상의 많은 시간이 걸리게 된다. 둘째, 끝까지 완성되는 일이 거의 없기 때문에 짜증이 나서 일을 중간에 그만 두고 잊어 버리고 만다. 마지막으로 겨우 일을 마친다고 하더라도 '그 일은 시간이 오래 걸려' '그 일은 정말 짜증나' 등 두렵고 짜증스러운 부정적 생각들이 마음 속 깊숙이 자리잡게 되어 일을 자꾸 미루게 되고 결국에는 시간관리에 실패하게 된다. 이들이 반드시 해야 할 일은 *계획을 세우는 습관 다지기이다.
이런 유형의 사람들에게 '뒤에서부터 시간 계획을 짜기'를 권한다. 만약 1월 15일까지 마감해야 하는 프로젝트가 있다면, 우선 일주일전(1월 8일)까지 프로젝트를 마감하기로 결정하는 것이다. 일단 뒤에서부터 시간계획을 짜는 것이 자연스럽든, 아니면 그러기 위해 애를 써야 하든 간에 시간계획을 뒤에서부터 짜는 습관을 갖게 되면 프로젝트를 관리하기가 쉬워질 것이며 장애물을 예상할 수 있고, 대다수의 마지막 순간들이 주는 위장이 뒤틀리는 듯한 스트레스를 없앨 수 있다.
[일일계획 세우기]
1단계: 업무 과제를 결정한다
일을 시작하기 전(적어도 전날 저녁)까지 자신이 하고 싶은 것과 하지 않으면 안 되는 것을 써둔다. 예) 월간 주간 계획, 전날 끝내지 못한 일, 새로운 일, 정례업무 등
2단계: 소요시간을 잡는다
각각의 업무마다 옆에 소요시간을 기입해 그것들을 합계한다. 소요시간을 정확히 계산하는 것이 불가능하다고 생각하지만, 조금만 연습해 경험을 쌓으면 점점 더 예측하는 것이 쉬워질 것이다.
3단계: 시간의 여유를 가진다
60:40의 법칙을 이용하라. 이 법칙은 계획의 대상이 되는 시간을 전체 시간 중 약 60%로 맞추는 것이다. 나머지 40%는 예상할 수 없는 사태나 돌발적인 사태에 대비해 남겨둔다.
4단계: 우선순위·생략할 일·권한위임할 일을 결정한다
일상적인 일을 위한 필요시간은 5~6시간으로 한정해야 한다. 2단계 소요시간을 잡아본 결과 5~6시간 이상의 시간이 소요되는 경우에는 일의 우선순위를 매겨 권한을 위임하거나, 연기 혹은 포기해야 한다.
5단계: 하루 계획의 반성 및 하다 남은 일의 이월
※ 이렇게 반복해 계획을 세우다 보면 꼭 해야만 하는 것을 잊지 않게 되고, 중요한 것에 집중할 수 있으며 하루하루의 목표를 달성할 수 있다. 또한 만족감과 의욕이 증대됨에 따라 생산성도 높아진다.
[시간관리 도와주는 '온라인 다이어리']
주나 월 단위로 주기적으로 반복되는 스케줄을 한번만 입력하면 그 때마다 확인 할 수 있는 온라인 다이어리. 인터넷을 활용하기 때문에 이동 중에도 접속만 되면 언제 어디서든 이용할 수 있다는 점이 매력. 또한 개인일정 관리뿐만 아니라 PC·PDA·이동전화 등 여러 곳에 흩어져 있는 개인정보들을 모두 모아 손쉽게 관리할 수 있다.
세븐데이즈(www.7days.co.kr)
'오늘의 할 일'을 중요도에 따라 상·중·하로 입력해두면, 그날 꼭 해야 하는 일을 우선적으로 알려준다. 인생방향을 설정하는 사명서와 목표관리 등을 따로 마련한 것이 특징. 회원 상호간의 삶의 지혜와 경험담을 나누는 라이프컨설팅, 성공한 사람들의 습관과 사는 방식을 알려주는 인터넷 특강도 마련돼 있다.
타임글라이더(www.timeglider.com)
일정관리 달력뿐 아니라 메모·주소록·가계도·일기장 등 개인정보 관리와 인맥 관리를 위한 명함이 특징이다. 가족 및 친척의 가계도와 연결되는 주소록은 아웃룩 익스프레스에 직접 올릴 수도 있다. 타임글라이더에 가입하면 가족 사이트인 '누드다이어리(www.nudediary.com)'에서 공개일기장 서비스도 이용할 수도 있다.
다이어리킷(www.diarykit.com)
바이오리듬·날씨·증권정보·소사·세계시계 등 일정관리에 필요한 세세한 부분까지 신경 쓴 점이 돋보인다. 연락처와 메모기능이 제공되며, 웹상에서 지원되는 모든 서비스를 PDA를 통해 사용할 수 있는 다이어리킷 PDA 서비스도 지원한다.
넷피스(www.netffice.com)
주소록 관리를 비롯, 다양한 일정관리 기능을 제공한다. 오늘 해야 할 일을 알려주는 개인비서 기능과 지하철 노선에서부터 우편번호와 세계 시차에 이르기는 생활기본정보, 잊어버릴 때를 대비해 각종 비밀번호를 입력해놓는 비밀수첩 등의 코너가 있다. |
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| 네번째 유형 거절할 수 없어 '예스맨형' |
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 "아니오"라고 거절하지 못하고 언제나 일을 맡아 버린다. 주변사람들에게 '좋은 사람'이 되기를 원한다. 야비하거나 이기적인, 혹은 무신경한 생각 같은 것은 지속할 수가 없다. 또한 자신이 "아니오"라고 대답하는 것이 누군가를 모욕하는 것은 아닐까 심려하고 있다.
급하기는 하지만 중요하지 않은 일들로 하루를 보내는 사람들의 상당수가 다른 사람의 요구를 다 들어주려는 예스맨들이다. 이러한 유형의 사람들은 도와달라는 요청을 어떻게 거절해야 할 지를 잘 모른다. 그러나 당신도 살면서 어떤 요청을 했을 때 다음과 같은 정중한 거절을 받아 본 경험이 있을 것이다.
»» 저도 영업실적 보고서에 들어갈 자료를 찾는 일을 도와주고 싶지만, 그럴 수가 없네요. 이번 주는 저도 무척 바쁘거든요. 다음 기회에 제가 두 배로…. 미안합니다
»» 미안하지만, 지금은 이야기 할 시간이 없군요. 시간이 빠듯해서요. 조금 있다가 제 쪽에서 전화를 드려도 괜찮을까요?
»» 저도 당신과 함께 기획안을 작성하고 싶은데 지금 제가 하는 일이 데드라인에 걸려 있어서요. 이번만큼은 다른 사람에게 부탁해야 할 것 같네요.
이런 경우 당신은 거절한 상대방에게 절교를 선언하거나 다시는 이야기 하지 않겠다는 식의 극단적인 생각은 하지 않을 것이다(물론 섭섭한 마음이야 들지만…). 상대방도 마찬가지이다. 당신이 거절한다고 해서 자신이 모욕당했다고 생각하거나, 당신을 절대 만나지 않겠다는 생각은 하지 않는다.
자! 이제는 당신 자신을 주장하고 경우에 따라서는 다른 사람들의 요청을 거절할 필요가 있다. 다른 사람들의 부탁을 항상 받아들이게 되면 지치게 되고 원망이 생기며 적의까지 품을 수 있다. 또 자신에게 다른 사람들이 기대하고 있는 일을 이행할 수 없는 경우 자신에게 역효과가 날지도 모른다.
지금까지 당신이 예스맨이었다면 이제부터 중요하지 않은 일에 대해서는 "No!"라고 말해보자. 그리고 당신이 다른 사람의 요구를 거절하는 이유는 보다 중요한 일을 하기 위함인 것을 잊지 말자.
아일랜드의 시인 월리엄 버틀러 예이츠는 다음과 같이 말하고 있다. "너무 긴 희생은 돌심장을 만들 수 있나니" 당신은 자기 주장을 하면서도 친절하고 사랑스럽고 공손한 사람으로 남을 수 있다. 그러니 당신 자신의 일을 당차게 해나가라.
[아무리 바빠도 이것만큼은 꼭 한다]
업무효율을 높이는 우선순위 정하기
나는 하루의 업무를 시작하기 전 꼭 하는 것이 있다. 바로 업무의 우선순위 정하기. 업무의 중요성 및 긴급성을 기준으로 1~5번까지 업무의 우선순위를 정하고, 그 외의 나머지 일들은 모두 기타로 돌린다. 해야 할 일은 많고, 시간은 한정돼 있는 상황에서 이렇게 업무를 시작하면 효과적이다. - 이희부 SK네트웍스 네트워크본부 기획팀
꾸준한 운동으로 가볍게 살자
하루에 50분 정도 회사별관 지하에 있는 헬스장에서 스트레칭과 러닝 그리고 체력단련을 꼭 한다. 업무를 하다 보면 목도 뻐근하고 배도 자꾸 나오는 등의 증세가 나타나지만, 운동을 하고 난 뒤부터는 몸이 가벼워졌고 야근을 버틸 수 있는 체력도 생겼다. 게다가 운동을 시작한지 약 1년 4개월이 된 지금, 몸무게가 3.5kg정도 빠졌다.
- 안주환 SK케미칼 전략기획실 대리
우정도 쌓고 건강도 챙기고
하루에 최소 40분은 운동을 해야 한다기에 매일 40분이라는 시간을 정해놓고, 친구 또는 동료와 함께 바람을 쐬며 걷는다. 지루하지도 않을뿐더러 친구(동료) 간에 못했던 얘기를 할 수 있고 기분도 상쾌해진다. 이를 통해 일에 능률이 오르뿐만 아니라 건강도 좋아졌다. -한주연 SK네트웍스 특판팀
빠르게 변하는 세상, 신문읽기는 필수
회사 입사 이래 아무리 바빠도 하는 일이 한가지 있다. 출근하자마자 커피 한 잔 뽑아 지하철에서 나눠주는 무료 신문을 보는 일이다. 덕분에 집에 계신 어머니에게 정보지 노릇을 톡톡히 하고 있다. 하루를 허둥거리며 시작하기가 싫어 시작한 나의 10분 투자는 8년차인 올해도 계속될 것이다. - 김지현 SKC 산업소재팀
아침시간을 이용한 어학공부
나의 하루는 아침 5시 기상으로 시작된다. 컴퓨터를 켜고, 즐겨찾기에 등록돼 있는 무료 영어 사이트로 들어가서 이달에 신청한 과목을 클릭한다. 영어는 모름지기 사용하지 않으면 늘지 않는 법, 자리에서 일어나 서성이면서 열심히 따라 한다.
출근시간 동안에는 역 입구에서 가져온 무료신문을 읽고, 사무실에 도착하면 냉수를 한잔 준비해서 어학연수 시절 즐겨 듣던 캐나다 지역라디오 방송을 가장 먼저 클릭한다. 헤드셋을 쓰고, 밤새 들어온 이메일을 체크하고, 카페와 커뮤니티에 올라온 새 글을 읽고, 내 소식을 올리면 8시 30분. 9시까지 남은 30분은 토익시험 자료 정리다. 9시가 되면 헤드셋을 벗고, 회사 홈페이지로 접속해, 오늘의 공지사항과 회사메일을 확인하면서 일과를 시작한다. - 유양호 SK건설 배관팀
출근시간을 이용한 나만의 운동
출근 할 때 집 앞 버스 정류장에서 15분 정도 떨어진 정류장까지 걸어간 후에 버스를 탄다. 버스를 타고 회사까지 오는 20~30분 동안에도 절대 앉지 않고 서서 운동을 한다. 물론 사람들이 눈치채지 못하게. 버스 손잡이를 양팔로 꽉 붙잡고 아주 살짝 매달리기, 두 다리에 힘을 잔뜩 준 채로 흔들리는 버스에서 버티기 등을 한다. 요즘같이 추운 겨울에도 버스에서 내릴 때쯤에는 몸에 땀이 조금씩 배어 나오는 것을 느낀다. - 임동영 SK네트웍스 상사부문 화학본부 화섬원료팀 |
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